精進數位優化

提高營運效率,邁向低碳服務

數位轉型第一階段目標-建構完善的企業數據庫已建置完成,2022年啟動下一階段-導入數位化工具與技術,針對採購、備貨及庫存管理、客戶訂單與出貨管理等供應鏈作業項目,進行全面性的審視及分析,結合相關的數位化工具及系統開發,2022年第四季起部分之作業流程與管理報表進行試運行,預計2023年將會全面導入。

引入RPA、B2B/EDI及自動化協助作業,高效流程再進階

相較於2021年,2022年持續擴大RPA及自動化流程的程序,用以改善現有各項人工作業之工作模式,依照不同客戶與原廠供應商之客製化作業需求,總計完成100項原廠供應商相關之作業流程與管理報表(含價格申請與維護、採購作業、專案註冊與維護等),以及273項與客戶相關之作業流程與管理報表(訂單與出貨作業、交期管理、銷售預測等),透過自動化作業模式,大幅減少相關人員之作業時間,且有效提升相關資訊回饋速度與服務品質。

完善商業儀表板資訊

文曄針對不同層級之作業人員所須的決策,依據不同使用目標,客製化符合各單位與層級之商業儀表板,每日將營運資料透過系統自動化收集、分類、彙整後,提供給相關之主管與同仁以行動裝置或透過公司內部網站快速檢視,掌握營運現狀與趨勢,提早針對異常情形快速進行因應與管理。

《採購、備貨及庫存管理作業》數位化成效

結合銷售需求、成品庫存及採購訂單等資訊,跨系統整合分析各料件庫存水位之健康度,讓營業團隊能快速且有效地掌握所負責的料件情況,針對可能發生之缺貨或過剩情況,進行相對應之的採購訂單及銷售訂單變更的計畫與模擬。
提供備貨參數設定,營業團隊即可藉由系統協助模擬產生相關的訂單計畫,支援同步啟動多料件的批次模擬試算,以提升作業便利性。
透過系統內建之各產品線管理規範,針對不同料況所設定作業計畫進行分析,主動提示營業團隊所作計畫符合相關規範。
對於以往相關之審核作業人員,系統建置線上檢視整體庫存及採購訂單情況之新功能,且依據各產品線管理規範,警示與提示不同料見之庫存水位健康度,以利審核與訂單調整。
結合原廠供應商B2B/EDI之系統化作業流程,將客戶提出之銷售訂單或訂單變更等項目,能快速地串接至原廠供應商的B2B/EDI系統進行交易。

《客戶訂單與貨運管理作業》數位化成效

透過系統優化同仁提升輸入訂單效率,不須因不同客戶線上系統之差異調整訂單輸入程序,節省工作時間,將作業著重於客戶訂單管理,整合在同一平台作業,即可處理所有與客戶訂單相關作業。

線下簽核作業改為線上作業,系統記錄銷售訂單之變更歷程,簽核完成後主動通知同仁繼續安排後續事項,以利後續追蹤與內部稽核;同時搭配EXCEL之VBA、機器人流程自動化(Robotic Process Automation, RPA)或B2B/EDI等系統工具與客戶持續進行溝通,簡化銷售訂單之相關輸入作業。

針對指定貨運代理廠商之客戶,新增委託書系統,管理客戶所指定之貨運代理廠商、授權委託書,以及貨運委託期間,系統主動通知即將到期與變更之貨運代理廠商,負責出貨之同仁可及時通知客戶確認,且取得委託書等相關文件,更新系統內之資訊。

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